А вот что за записочка? Простите, по церквях я просто не ходок. Последний раз там лет 10 назад была. И что за помин?
В церковной лавке возьмите листочек, на котором написано сверху - либо "за упокой" либо "панихида". Впишите туда имя человека. Стоит в среднем 50-60 рублей плюс-минус (если вы в России). Священник проводит специальную службу, на которой упоминает все имена на тех листочках, которые ему передадут. Можете сказать в лавке, что хотите поприсутствовать на службе, уточните время. Придете и убедитесь сами, называл он или нет.
Сорокоуст за упокой заказывают обычно без справок и свидетельств. Это у вас там, реально, местячковое самодурство. Если все же настаивают, то и без сорокоуста панихидами можно задолбить человека, не забывая ставить свечи за его(её) упокой на канун.
Еще один момент, помины в виде съестного оставлять не нужно. При сорокоустах за упокой за живого человека лучше дать пожертвование в том же храме, чтоб вам не "прилетело".